Mail Merge pada Microsoft word memberikan sebuah kemudahan dalam mensetting atau membuat banyak data, misalnya saja ketika kita akan membuat undangan atau sertifikat maka kita dituntut untuk membuat dalam jumlah yang banyak akan tetapi dengan desain yang sama, perbedaanya hanya pada alamat,nama atau jurusan. Tidak mungkinkan ketika kita membuat undangan tersebut secara manual mengingat jumlah dari undangan tersebut kadang mencapai ratusan. Mail merge lah solusinya.
Sebelum melakukan Mail Merge ada dua hal yang harus anda lakukan yaitu
1. Mempunyai desain dari surat atau undangan atau ijasah. Untuk kasus ini saya menggunakan undangan dengan form seperti pada gambar dibawah ini.
 |
| mail Merge pada microsoft word |
Maksud dari undangan diatas adalah saya akan mengisi Nama dan alamat saya tidak akan mengisinya secara manual.
2. Data isian atau database
Adalah data yang akan digunakan untuk mengisi surat diatas . berikut adalah data saya yang saya sudah buat dan save didalam folder. ( anda harus mengingat dimana folder tersebut tersimpan karena nanti akan digunakan)
 |
| mail Merge pada microsoft word |
Setelah kita mempunyai data sumber dan surat yang akan dibuat mari kita isi tersebut dengan menggunakan mail merge
Langkah langkah Mail Merge ketika sudah mempunyai database pada ms.word
1. Letakkan pada bagian yang akan anda isi kursor mouse
 |
| mail Merge pada microsoft word |
2. Klik Mailing, pilih select recipients ….pilih existing list, seperti pada gambar dibawah ini.
 |
| mail Merge pada microsoft word |
3. Setelah itu cara dimana database anda berada ( database adalah daftar yang berisi nama dan alamat)
catatan : sebaiknya pada bagian atas table database tidak ada tulisan apapun, karena nanti akan mengganggi jalannya pencarian data.
4. Klik OK, pada bagian insert merge field akan aktif
 |
| mail Merge pada microsoft word |
5. Isikan data pada “Insert Merge Field” sesuai dengan kebutuhan sehingga hasilnya seperti pada gambar dibawah ini .
 |
| mail Merge pada microsoft word |
6. Klik finish & Merge kemudian pilih Edit document seperti pada gambar dibawah ini.
7. Pilih ALL, setelah itu pastikan semua surat terisi dengan benar. Kemudian simpan hasil kerja tersebut
Mail Merge ketika belum mempunyai database pada ms.word
Maksudnya adalah kita belum mempunyai table yang disebut dengan database diatas. Bagaimana solusinya. Ternyata solusinya adalah kita harus membuat database tersebut. Perhatikan langkah langkah dibawah ini.
1. Pilih mailing
2. Klik type New list…
 |
| mail Merge pada microsoft word |
3. Ketik pada kolom tersebut sesuai dengan kebutuhan, ingat judul kolom tersebut sebenarnya adalah hanya nama. Jadi tidak berpengaruh terhadap hasil yang digunakan
 |
| mail Merge pada microsoft word |
Misalnya Title kita gunakan sebagai nama dan First name kita gunakan sebagai alamat. Akan tetapi anda harus mengingat hal ini. Karena nanti sewaktu pengisian field akan ditanyakan.
Ingat new Entry untuk mengisi cell kolom baru dan Delete entry untuk menghapusnya. Kemudian klik OK
4. Isikan pada surat Nama dan alamat tadi,karena tadi kita menggunakan Title sebagai nama dan first name sebagai alamat maka hasilnya seperti pada gambar dibawah ini.
5. Klik Finish Merge dan Edit all, pastikan semua surat tertulis dengan benar
6. Setelah semua dipastikan benar maka anda tinggal menyimpan dokumen hasil mail merge tersebut.
Mail Merge dengan Database Microsoft Excel
Ternyata antara Microsoft excel dan Microsoft word dapat bekerja sama, kali ini adalah dalam hal mail merge, Microsoft excel mempunyai kemudahan yang luar biasa dalam mendesain table, sehingga sebagai database sangat mudah. Bagaimana cara menjadikan table pada excel menjadi sumber database dalam Microsoft word. Kita langsung praktikkan saja, kita masih menggunakan surat tadi dan saya mempunyai table di Microsoft excel yang sudah tersimpan.
1. Klik Mailings
2. Pilih Select Recipients
3. Pilih Use existing list
4. Cari datanya
5. Klik OK
6. Pastikan kita tahu ada dimana sheet kita meletakkan table database tersebut.
 |
| mail Merge pada microsoft word |
7. Setelah itu langkah langkahnya sama seperti pada mail merge biasa yaitu menggunakan Insert merge field
 |
| mail Merge pada microsoft word |
8. Kemudian langkah langkahnya sesuai dengan Mail Merge pada umumnya.
Belum ada tanggapan untuk "Mendesain dan menggunakan mail Merge pada microsoft word"
Post a Comment